» » » Как организовать хранение документов в кадровой службе?

Как организовать хранение документов в кадровой службе?


 

 Как организовать хранение документов в кадровой службе?

Одним из главных подразделений компании, в котором ведется архивное хранение документов и дел обычно становится кадровая служба. Чтобы бумаги не становились складом макулатуры, важно не только понимать, что и в каком виде требуется хранить, но и как правильно обрабатывать и размещать содержимое.

Документы кадровой службы

В отделе по работе с персоналом обычно присутствуют два вида бумаг:


  • те, в которых содержатся анкетно-биографические данные;
  • те, которые связаны с трудовой деятельностью сотрудников.

 

В первую группу входят такие документы, как:


  • анкета;
  • копия паспорта;
  • копия свидетельства ИНН;
  • копия свидетельства пенсионного страхования;
  • копии документов об образовании, присвоении ученого звания, степни и т.д.;
  • копии документов воинского учета;
  • характеристики, медицинские справки, копии личных документов и т.д.

 

Во вторую группу входят:


  • трудовой договор;
  • личный листок по учету кадров с дополнением;
  • приказы о приеме, переводах, увольнениях, отпусках;
  • копии документов о поощрениях и взысканиях;
  • договоры о материальной ответственности;
  • другие документы.

 

Не все из вышеперечисленных бумаг требуется хранить в бумажном виде, но есть список, который в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и некоторыми законами, должен быть представлен именно в бумажном виде. Речь идет о:


  • трудовом договоре;
  • изменениях условий трудового договора;
  • приказах и распоряжениях о прекращении трудового договора;
  • трудовых книжках;
  • больничных листах;
  • заявлениях на отпуск;
  • книгах учета движения трудовых книжек и вкладышей.

 

Как организовать хранение кадровых бумаг?

Для того, чтобы в бумагах всегда был порядок, кто-то обращается к посредникам — профессиональных архивистам, способным навести порядок в архиве любой степени запущенности и создать его с нуля. Но если вы хотите справиться своими силами, нужно придерживаться определенных правил:


  • единый порядок хранения для всего архива, существует несколько подходов к размещению документов, каждый из которых имеет и плюсы, и минусы, но очень важно, чтобы во всем хранилище подход был одинаковым;
  • папки нужно создавать так, чтобы они разделялись по предметно-хронологическим признаками, например, «Документы о предоставлении отпусков за 2017 год»;
  • еще на стадии формирования дел проверять правильность их оформления, чтобы в архиве лежали только грамотно оформленные документы;
  • нумерация должна быть не сквозной для всех бумаг, а отдельной для каждого типа, стоит разработать систему буквенно-цифровых обозначений, к примеру, приказы на отпуск могут нумероваться, как № 1-ОТ, 2-ОТ и т.д., а на премии, как № 1-ПРЕМ, 2-ПРЕМ и т.д.;
  • обеспечить физическую сохранность путем помещения в специальные несгораемые шкафы или сейфы, защищающие также от воздействия влаги, пыли, света и т.д.;
  • если вы ведете работу с несколькими компаниями, нужно формировать для каждой из них отдельные дела и ни в коем случае не допускать смешивания.
27-12-2017, 16:45
223 просмотров
  
Уважаемый посетитель, Вы зашли на сайт как незарегистрированный пользователь. Мы рекомендуем Вам зарегистрироваться либо зайти на сайт под своим именем.