Как организовать хранение документов в кадровой службе?

 

 Как организовать хранение документов в кадровой службе?

Одним из главных подразделений компании, в котором ведется архивное хранение документов и дел обычно становится кадровая служба. Чтобы бумаги не становились складом макулатуры, важно не только понимать, что и в каком виде требуется хранить, но и как правильно обрабатывать и размещать содержимое.

Документы кадровой службы

В отделе по работе с персоналом обычно присутствуют два вида бумаг:

• те, в которых содержатся анкетно-биографические данные;
• те, которые связаны с трудовой деятельностью сотрудников.

 

В первую группу входят такие документы, как:

• анкета;
• копия паспорта;
• копия свидетельства ИНН;
• копия свидетельства пенсионного страхования;
• копии документов об образовании, присвоении ученого звания, степни и т.д.;
• копии документов воинского учета;
• характеристики, медицинские справки, копии личных документов и т.д.

 

Во вторую группу входят:

• трудовой договор;
• личный листок по учету кадров с дополнением;
• приказы о приеме, переводах, увольнениях, отпусках;
• копии документов о поощрениях и взысканиях;
• договоры о материальной ответственности;
• другие документы.

 

Не все из вышеперечисленных бумаг требуется хранить в бумажном виде, но есть список, который в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и некоторыми законами, должен быть представлен именно в бумажном виде. Речь идет о:

• трудовом договоре;
• изменениях условий трудового договора;
• приказах и распоряжениях о прекращении трудового договора;
• трудовых книжках;
• больничных листах;
• заявлениях на отпуск;
• книгах учета движения трудовых книжек и вкладышей.

 

Как организовать хранение кадровых бумаг?

Для того, чтобы в бумагах всегда был порядок, кто-то обращается к посредникам — профессиональных архивистам, способным навести порядок в архиве любой степени запущенности и создать его с нуля. Но если вы хотите справиться своими силами, нужно придерживаться определенных правил:

• единый порядок хранения для всего архива, существует несколько подходов к размещению документов, каждый из которых имеет и плюсы, и минусы, но очень важно, чтобы во всем хранилище подход был одинаковым;
• папки нужно создавать так, чтобы они разделялись по предметно-хронологическим признаками, например, «Документы о предоставлении отпусков за 2017 год»;
• еще на стадии формирования дел проверять правильность их оформления, чтобы в архиве лежали только грамотно оформленные документы;
• нумерация должна быть не сквозной для всех бумаг, а отдельной для каждого типа, стоит разработать систему буквенно-цифровых обозначений, к примеру, приказы на отпуск могут нумероваться, как № 1-ОТ, 2-ОТ и т.д., а на премии, как № 1-ПРЕМ, 2-ПРЕМ и т.д.;
• обеспечить физическую сохранность путем помещения в специальные несгораемые шкафы или сейфы, защищающие также от воздействия влаги, пыли, света и т.д.;
• если вы ведете работу с несколькими компаниями, нужно формировать для каждой из них отдельные дела и ни в коем случае не допускать смешивания.